AI-OCRとは？基本と進化
OCRの限界とAI-OCRの登場
従来のOCR技術は、特定のフォントや書式で印刷された文字を読み取ることに特化しており、手書き文字や複雑なレイアウトの帳票の読み取りは困難でした。また、OCRの精度は、文字の品質や画像の鮮明さに大きく左右され、エラーが発生しやすいという課題がありました。
これらの限界を克服するために、AI技術を活用したAI-OCRが登場しました。AI-OCRは、ディープラーニングなどの機械学習アルゴリズムを利用することで、文字認識の精度を飛躍的に向上させました。手書き文字や活字、異なるフォントやレイアウトの帳票など、多様な種類の文字やドキュメントを高精度に読み取ることが可能になりました。
AI-OCRは、単に文字を認識するだけでなく、文脈や構造を理解する能力も備えています。これにより、非定型帳票や複雑なレイアウトのドキュメントから必要な情報を正確に抽出することができます。従来のOCRでは困難だった、表形式のデータやチェックボックスの認識も、AI-OCRでは容易に行えます。
AI-OCRの登場により、これまで手作業で行われていたデータ入力業務や書類整理業務を自動化することが可能になりました。これにより、業務効率化やコスト削減、人的ミスの削減など、様々なメリットが期待できます。
AI-OCRの種類：用途に合わせた選択
AI-OCRは、その機能や特徴によっていくつかの種類に分類できます。主な分類としては、オンプレミス型とクラウド型、定型帳票向けと非定型帳票向けなどがあります。
オンプレミス型AI-OCRは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして利用するタイプです。セキュリティが高く、カスタマイズ性に優れているというメリットがあります。一方、初期費用が高く、導入に時間がかかるというデメリットもあります。
クラウド型AI-OCRは、インターネット経由でサービスを利用するタイプです。初期費用を抑えられ、手軽に導入できるというメリットがあります。一方、セキュリティ面での懸念や、カスタマイズ性が低いというデメリットもあります。
定型帳票向けAI-OCRは、請求書や領収書など、レイアウトが決まっている帳票の読み取りに特化したタイプです。高い精度で読み取りが可能ですが、非定型帳票には対応できません。
非定型帳票向けAI-OCRは、契約書や申込書など、レイアウトが異なる帳票の読み取りに対応できるタイプです。定型帳票向けAI-OCRに比べて精度は劣りますが、多様な帳票を読み取ることができます。
自社の業務内容や読み取りたい帳票の種類、予算などを考慮して、最適なAI-OCRを選択することが重要です。
主要なAI-OCR製品の比較：デジパス、DX Suite、AIよみと〜る
AI-OCR製品は数多く存在し、それぞれ特徴や強みが異なります。ここでは、主要なAI-OCR製品であるデジパス、DXSuite、AIよみと〜るを比較してみましょう。
デジパスは、株式会社デジタルパスが提供するAI-OCRサービスです。特徴としては、高い読み取り精度と、RPAとの連携のしやすさが挙げられます。特に、手書き文字の認識精度が高く、様々な種類の帳票に対応できる点が強みです。
DXSuiteは、ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供するAI-OCRソリューションです。特徴としては、AIによる自動学習機能と、豊富な帳票テンプレートが挙げられます。AIが自動で学習することで、読み取り精度が向上し、様々な業務に対応できます。
AIよみと〜るは、株式会社エヌジェーケーが提供するAI-OCRソフトウェアです。特徴としては、低価格で導入しやすい点と、シンプルな操作性が挙げられます。中小企業や個人事業主でも手軽に導入できる点が魅力です。
これらの製品を選ぶ際には、読み取り精度、対応帳票の種類、RPAとの連携機能、コストなどを比較検討することが重要です。また、無料トライアルなどを活用して、実際に試してみることをお勧めします。自社の業務に最適なAI-OCR製品を選ぶことで、業務効率化を大きく進めることができます。
AI-OCR × RPA連携で実現する業務自動化
RPAとの連携でデータ入力業務を自動化
AI-OCRとRPAを連携させることで、これまで人が手作業で行っていたデータ入力業務を大幅に自動化することができます。AI-OCRが紙の書類や画像データから文字情報を読み取り、RPAがその情報を基幹システムやデータベースに入力するという流れを自動化することで、時間とコストを削減し、人的ミスを防止することができます。
例えば、請求書処理業務では、AI-OCRが請求書を読み取り、RPAが請求書番号、日付、金額、取引先などの情報を会計システムに入力します。また、注文書処理業務では、AI-OCRが注文書を読み取り、RPAが商品名、数量、単価などの情報を販売管理システムに入力します。
このように、AI-OCRとRPAを連携させることで、様々なデータ入力業務を自動化することができます。これにより、従業員はより創造的な業務に集中できるようになり、企業の生産性向上に貢献します。また、データ入力にかかる時間とコストを削減できるため、企業の競争力強化にもつながります。
AI-OCRとRPAの連携は、業務効率化の強力な手段となります。
経理業務の効率化：請求書処理の自動化
経理業務における請求書処理は、時間と手間がかかる業務の一つです。大量の請求書を一枚一枚確認し、手作業でデータを入力する必要があるため、経理担当者の負担は大きくなりがちです。AI-OCRとRPAを連携させることで、この請求書処理を自動化し、経理業務を大幅に効率化することができます。
AI-OCRが請求書を読み取り、請求書番号、日付、金額、取引先などの情報を自動で抽出します。RPAがその情報を会計システムに自動で入力し、仕訳処理や支払い処理を行います。これにより、手作業による入力ミスを減らし、正確な会計処理を実現することができます。
また、AI-OCRは、過去の請求書データから学習し、請求書のレイアウトが異なる場合でも、自動で必要な情報を抽出することができます。これにより、様々な形式の請求書に対応でき、柔軟な業務運用が可能になります。
さらに、RPAは、未払い請求の自動通知や、支払いスケジュールの自動管理など、請求書処理に関する様々な業務を自動化することができます。これにより、経理担当者は、より戦略的な業務に集中できるようになり、企業の成長に貢献することができます。
AI-OCRとRPAの連携は、経理業務の効率化に大きく貢献します。
人事・労務業務の効率化：入社手続きの自動化
人事・労務部門では、入社手続きや従業員情報の管理など、多くの書類を扱う業務があります。これらの業務は、手作業で行うと時間と手間がかかり、人的ミスも発生しやすくなります。AI-OCRとRPAを連携させることで、これらの業務を自動化し、人事・労務部門の業務効率化に貢献することができます。
入社手続きでは、従業員から提出された履歴書、職務経歴書、身分証明書などの書類をAI-OCRで読み取り、氏名、住所、生年月日、学歴、職歴などの情報を自動で抽出します。RPAがその情報を人事システムに自動で登録し、従業員マスターを作成します。
従業員情報の変更手続きでは、従業員から提出された変更届をAI-OCRで読み取り、変更内容を自動で抽出します。RPAがその情報を人事システムに自動で反映し、従業員情報を更新します。
AI-OCRとRPAを連携させることで、入社手続きや従業員情報の管理にかかる時間を大幅に短縮することができます。また、手作業による入力ミスを減らし、正確な従業員情報を管理することができます。これにより、人事・労務担当者は、より戦略的な業務に集中できるようになり、企業の成長に貢献することができます。
AI-OCRとRPAの連携は、人事・労務業務の効率化に大きく貢献します。
AI-OCR導入事例：成功のヒント
導入事例1：鴻池運輸株式会社における活用事例
鴻池運輸株式会社は、物流業界におけるリーディングカンパニーとして、様々な物流サービスを提供しています。同社では、倉庫内での伝票処理業務において、多くの時間と手間がかかっていました。そこで、AI-OCRを導入することで、伝票処理業務の効率化を図りました。
AI-OCRは、倉庫内で使用される様々な伝票を読み取り、必要な情報を自動で抽出します。例えば、入荷伝票、出荷伝票、在庫管理伝票など、様々な種類の伝票に対応しています。RPAとの連携により、抽出された情報を在庫管理システムに自動で入力し、在庫状況をリアルタイムで把握することができます。
AI-OCRの導入により、伝票処理にかかる時間を大幅に短縮することができました。また、手作業による入力ミスを減らし、正確な在庫管理を実現することができました。これにより、倉庫内業務の効率化が進み、顧客満足度の向上にもつながっています。
鴻池運輸株式会社の事例は、AI-OCRが物流業界における業務効率化に大きく貢献することを示す好例です。
導入事例2：株式会社エステム管理サービスにおける活用事例
株式会社エステム管理サービスは、マンション管理や不動産管理など、様々な管理サービスを提供しています。同社では、顧客からの申込書や契約書などの書類をデータ化し、顧客管理システムに登録する業務に、多くの時間と手間がかかっていました。そこで、AI-OCRを導入することで、書類のデータ化とシステム登録業務の効率化を図りました。
AI-OCRは、顧客から提出された申込書や契約書などの書類を読み取り、必要な情報を自動で抽出します。例えば、氏名、住所、電話番号、物件情報など、様々な種類の情報に対応しています。RPAとの連携により、抽出された情報を顧客管理システムに自動で登録し、顧客情報を一元管理することができます。
AI-OCRの導入により、書類のデータ化とシステム登録にかかる時間を大幅に短縮することができました。また、手作業による入力ミスを減らし、正確な顧客情報を管理することができました。これにより、顧客対応の迅速化と業務効率化を実現し、顧客満足度の向上にもつながっています。
株式会社エステム管理サービスの事例は、AI-OCRが管理サービス業界における業務効率化に大きく貢献することを示す好例です。
導入事例3：社会保険労務⼠法⼈第⼀コンサルティングにおける活用事例
社会保険労務⼠法⼈第⼀コンサルティングは、企業の人事・労務に関するコンサルティングサービスを提供しています。顧問先から送られてくる様々な書類をデータ化する作業に多くの時間と労力を費やしていました。特に、手書きの書類が多く、データ化に時間がかかっていました。
そこで、AI-OCRを導入し、顧問先から送られてくる書類のデータ化を自動化しました。AI-OCRは、手書きの文字も高精度に読み取ることができ、様々な様式の書類に対応しています。これにより、データ入力にかかる時間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができました。
具体的には、顧問先から送られてくる従業員の入社・退職に関する書類、給与計算に必要な情報、社会保険の手続きに必要な書類などをAI-OCRでデータ化しています。これらの情報を基に、給与計算や社会保険の手続きを迅速かつ正確に行うことが可能になりました。
AI-OCRの導入により、従業員はより専門的な業務に集中できるようになり、顧問先へのサービス品質向上にもつながっています。社会保険労務⼠法⼈第⼀コンサルティングの事例は、AI-OCRが専門的な知識を必要とする業務においても、効率化に貢献できることを示しています。
AI-OCR導入時の注意点と選定ポイント
読み取り精度と対応帳票の種類を確認する
AI-OCRの導入を検討する際、最も重要なポイントの一つは、読み取り精度です。AI-OCRの精度が低いと、誤字脱字が多く発生し、手修正の手間が増えてしまい、業務効率化の効果が薄れてしまいます。導入前に、自社で利用する帳票で十分な精度が得られるかを確認することが重要です。無料トライアルなどを活用して、実際に試してみることをお勧めします。
また、AI-OCRが対応している帳票の種類も重要な選定ポイントです。請求書、領収書、契約書、申込書など、企業が扱う帳票の種類は多岐にわたります。自社の業務に必要な帳票に対応しているかを確認しましょう。特に、非定型帳票や手書き文字の読み取りが必要な場合は、その点を確認することが重要です。
AI-OCRによっては、特定の業種や業務に特化した機能を提供しているものもあります。例えば、医療業界向けのAI-OCRは、カルテや処方箋の読み取りに特化している場合があります。自社の業種や業務に特化したAI-OCRを選ぶことで、より高い業務効率化効果が期待できます。
読み取り精度と対応帳票の種類は、AI-OCR導入の成否を左右する重要な要素です。導入前にしっかりと確認し、自社に最適なAI-OCRを選びましょう。
RPAとの連携機能を考慮する
AI-OCRを導入する目的の一つは、業務自動化による効率化です。AI-OCRで読み取ったデータをRPAと連携させることで、データ入力、データ加工、システム連携などの作業を自動化することができます。RPAとの連携機能が充実しているAI-OCRを選ぶことで、より高度な業務自動化を実現できます。
RPAとの連携機能には、様々な種類があります。例えば、AI-OCRで読み取ったデータを、RPAが自動で基幹システムに入力する機能や、AI-OCRで読み取ったデータを基に、RPAが自動でレポートを作成する機能などがあります。
また、AI-OCRとRPAの連携設定が容易であることも重要なポイントです。連携設定が複雑だと、導入に時間がかかったり、導入後の運用が難しくなったりする可能性があります。連携設定が容易なAI-OCRを選ぶことで、スムーズな導入と運用を実現できます。
AI-OCRとRPAの連携は、業務自動化の効果を最大限に引き出すための重要な要素です。RPAとの連携機能を考慮して、自社に最適なAI-OCRを選びましょう。
コストパフォーマンスを比較する
AI-OCRの導入には、初期費用、月額費用、運用費用など、様々なコストがかかります。自社の予算や業務規模に合わせて、コストパフォーマンスの高いAI-OCRを選びましょう。無料トライアルなどを活用して、実際に試してみることをお勧めします。
初期費用は、AI-OCRの導入時にかかる費用です。ソフトウェアのライセンス費用、導入支援費用、カスタマイズ費用などが含まれます。月額費用は、AI-OCRの利用にかかる費用です。月額料金、従量課金、サポート費用などが含まれます。運用費用は、AI-OCRの運用にかかる費用です。サーバー費用、メンテナンス費用、人的費用などが含まれます。
これらのコストを総合的に比較し、自社の予算内で、必要な機能と性能を備えたAI-OCRを選びましょう。また、将来的な拡張性や、サポート体制なども考慮に入れることが重要です。
AI-OCRのコストパフォーマンスは、導入効果を最大化するための重要な要素です。コストパフォーマンスを比較して、自社に最適なAI-OCRを選びましょう。
まとめ：AI-OCRで業務効率化を加速しよう
AI-OCRは、紙媒体の書類をデジタルデータに変換し、業務プロセスを自動化するための強力なツールです。従来のOCR技術と比較して、AI-OCRは手書き文字や非定型フォーマットの認識精度が大幅に向上しており、より幅広い業務に適用できます。経理、人事、労務、営業など、様々な部門でAI-OCRを活用することで、データ入力作業の削減、ミスの防止、業務時間の短縮といった効果が期待できます。
AI-OCRの導入を成功させるためには、自社の課題やニーズを明確にし、最適な製品を選ぶことが重要です。読み取り精度、対応帳票の種類、RPAとの連携機能、コストなどを比較検討し、無料トライアルなどを活用して、実際に試してみることをお勧めします。デジパス、DXSuite、AIよみと〜るなど、様々な製品を比較検討し、自社に最適なAI-OCRを選びましょう。
AI-OCRの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する上で重要な役割を果たします。AI-OCRでデジタル化されたデータは、様々なシステムと連携し、新たな価値を生み出す可能性を秘めています。AI-OCRを積極的に活用し、業務効率化を加速させ、企業の競争力を高めましょう。
AI-OCRは、これからのビジネスにおいて不可欠なツールとなるでしょう。
